Privacy Verklaring & AVG Beleid Tjoys

Privacyverklaring Tjoys training, coaching & consulting
(Versie 10 juni 2020)

The closing of a door can bring blessed privacy and comfort – the opening, terror. Conversely, the closing of a door can be a sad and final thing – the opening a wonderfully joyous moment.
Andy Rooney

1. Inleiding

  • Bescherming van de persoonlijke levenssfeer van cursisten, opdrachtgevers en de bezoekers van website is voor Tjoys een vanzelfsprekende zaak. Persoonlijke gegevens worden dan ook door Tjoys met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid behandeld, beheerd en naar beste kunnen beveiligd. Tjoys volgt daarin de voorschriften van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2018. Onderdeel hiervan is deze privacyverklaring, die toegankelijk is via de website www.annekedurlinger.com en opgevraagd kan worden. Met name betekent dit dat wij:
  • Vragen om je toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
  • Enkel die persoonsgegevens verwerken welke minimaal nodig zijn;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd zijn;
  • Op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

2. Tjoys training, coaching en consulting

  • Tjoys is een bureau dat zich vooral richt op NLP-gebaseerde trainingen en opleidingen en op individuele en team-coaching. Tjoys is een trainings-, coachings- en adviesbureau op ZZP-basis met Anneke Durlinger-van der Horst als eigenaar/NLP-trainer/coach. Zij is Fellow Member van de International Association for NLP (IA-NLP) en Mastertrainer IN/ICI. Als opleidingsinstituut is Tjoys gecertificeerd door de CRKBO. De opleiding tot NLP-trainer, NLP-practitioners en de NLP Master-practitioners zijn IA-NLP en IN/ICI gecertificeerd. De NLP-teamfacilitatorsopleiding is SKB gecertificeerd. Waar nodig werkt zij tijdens haar trainingen en andere opdrachten samen met andere gecertificeerde NLP-trainers, waarbij zij de eindverantwoordelijkheid heeft en houdt. Deze trainers vallen in dat geval ook onder het privacybeleid van Tjoys.

3. Doel verwerking en gebruik van persoonsgegevens

  • Tjoys verzorgt opleidingen, trainingen en coaching. Afhankelijk van het soort activiteit kunnen van de deelnemer een of meer van de volgende persoonsgegevens vastgelegd en verzameld worden:
  • Aanmeldingen/contract voor deelname
  • Contactgegevens
  • Facturatiegegevens
  • Gevolgde trainingen, behaalde certificaten en diploma’s
  • Werkbladen en case studies
  • Video-opnamen tijdens trainingen.
  • Deze gegevens zijn noodzakelijk voor een goede voorbereiding, uitvoering en afhandeling van genoemde activiteiten. Tjoys gebruikt deze gegevens alleen voor de uitvoering en de afhandeling van de betreffende overeenkomst en stelt deze niet ter beschikking aan derden, tenzij daarvoor expliciet toestemming is gegeven.
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven en brochures maakt Tjoys gebruik van Mailchimp. Het mailbestand dat hiervoor wordt gebruikt, omvat de namen (voornaam/voorletter en achternaam) en mailadressen van personen die via LinkedIn met Anneke Durlinger – van der Horst verbonden zijn of die langs andere weg kenbaar hebben gemaakt de nieuwsbrief te willen ontvangen. Er worden geen andere persoonlijke of tot de persoon herleidbare gegevens in dit bestand opgeslagen. Personen die akkoord zijn met de connectie via LinkedIn of zelf hierom vragen, worden per mail gevraagd of zij prijs stellen op periodieke toezending van de Tjoys-nieuwbrief. In geval van toestemming (per e-mail) wordt deze bewaard tot het moment dat betrokkene zich afmeldt voor de nieuwsbrief, in welk geval alle persoonsgegevens met betrekking tot deze nieuwsbrief worden vernietigd. Onderaan de nieuwsbrief kan de ontvanger via ‘unsubscribe’ zich afmelden en wordt de ontvanger vervolgens uit het bestand verwijderd.
  • Trainers en begeleiders van Tjoys behandelen strategische informatie van cursisten en opdrachtgevers over de organisatie en personen daarin strikt vertrouwelijk. Voor zover deze informatie digitaal of op papier wordt aangeleverd, worden deze gegevens uiterlijk binnen twaalf maanden na beëindiging van de opdracht vernietigd of geanonimiseerd en als metadata opgeslagen.
  • Met betrekking tot de internationaal gecertificeerde trainerstraining IANLP en IN, de NLP-practitionersopleiding, de Masterpractitionersopleiding en de 10-daagse opleiding tot NLP-teamfacilitator worden de volgende documenten gedurende een periode van 10 jaar bewaard:
  • De kopieën van diploma’s van vooropleiding practitioners en masterspractitioners NLP.
  • De kopieën van uitgereikte certificaten, als ook de certificeringsfeedback en bijbehorende verslagen.
  • Alleen Anneke Durlinger-van der Horst heeft toegang tot deze documenten.
  • In het gegevensregister staat meer in detail aangegeven welke gegevens op welke wijze worden verzameld en hoe die worden beheerd.

4. Beveiliging

  • Opslag en beveiliging Alle gegevens betreffende personen zoals hiervoor vermeldt, worden digitaal opgeslagen en zijn met een of meer wachtwoorden beveiligd. Voor praktische doeleinden kan op enig moment een papieren versie van een digitaal document (bv van het ‘smoelenboek’) geprint worden. Na gebruik wordt dit vernietigd.
  • De apparaten waarop persoonsgegevens worden bewaard, zijn beveiligd met een of meer wachtwoorden en/of tweestapsverificatie en/of vingerafdrukcontrole. Het aantal apparaten waarop gegevens worden vastgelegd, wordt beperkt tot alleen wat strikt nodig is voor een efficiënte bedrijfsvoering en de continuïteit hiervan.
  • Co-trainers en begeleiders van trainingen en opleidingen vallen onder dit privacyreglement. Het is hen verboden om de gegevens van cursisten, die zij in het kader van hun werkzaamheden voor Tjoys ontmoet hebben, te gebruiken voor andere doeleinden. Een uitzondering hierop is wanneer een voor Tjoys werkende trainer of begeleider een cursist of een opdrachtgever zelf heeft doorverwezen naar Tjoys. In dat laatste geval heeft zij/hij het recht om deze personen te blijven benaderen.
  • Het beveiligingsbeleid van Tjoys is meer in detail vastgelegd in de notitie ‘Beveiligingsbeleid in kader AVG’ van 23 mei 2018.

5. Bewaartermijnen

  • Tjoys conformeert zich aan de wettelijke bewaartermijnen voor documenten. Persoonsgegevens worden vernietigd zodra zij niet meer vallen onder genoemde richtlijnen en voorschriften of zodra de reden waarvoor zij zijn verzameld komt te vervallen. Eventueel worden persoonsgegevens geanonimiseerd opgeslagen (metadata) voor bijvoorbeeld statistische en beleidsdoeleinden.

6. Rechten

  • In het kader van de AVG hebben personen van wie door Tjoys gegevens zijn verwerkt de volgende rechten:
  • Het recht op dataportabiliteit. Indien je de bij Tjoys opgeslagen persoonsgegevens wenst over te dragen aan een andere organisatie, zal Tjoys een verzoek hiertoe honoreren.
  • Het recht op vergetelheid. Je hebt het recht om je gegevens die bij Tjoys of via Tjoys bij derden zijn opgeslagen volledig te laten verwijderen.
  • Recht op inzage. Je hebt het recht om in te zien welke gegevens Tjoys van je bewaart en hoe die worden bewaard.
  • Recht op rectificatie en aanvulling. Je hebt het recht om je opgeslagen gegevens indien die niet correct of onvolledig zijn te laten aanpassen en aanvullen.
  • Het recht op beperking van de verwerking: Je hebt het recht om Tjoys te vragen minder gegevens van je te verwerken.
  • Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. Je hebt het recht om bij Tjoys bezwaar te maken tegen het vastleggen en beheren van je gegevens.
  • Indien je gebruik wilt maken van een van deze rechten, kun je een e-mail sturen naar info@annekedurlinger.com. Wanneer je duidelijk aangeeft om wat voor gegevens het gaat, zal Tjoys deze binnen 10 werkdagen wissen of verwijderen. Deze termijn van 10 werkdagen kan in uitzonderlijke gevallen worden verlengd in verband met bijvoorbeeld vakantie of ziekte.

7. Klachten

  • Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Opslag persoonsgegevens op elektronische gegevensdragers

  • Persoonsgegevens worden primair opgeslagen op elektronische gegevensdragers, te weten de iMac, MacBook en de Icloud. Via de iCloud zijn deze gegevens ook toegankelijk vanuit de iPad en de Iphone. Dagelijks wordt van de gegevens op de iMac via Time Machine een backup gemaakt. Databestanden worden automatisch gesynchroniseerd tussen iMac, MacBook en de iCloud. Op deze manier wordt de beschikbaarheid van de meest actuele gegevens gewaarborgd.

Beveiliging elektronische gegevensdragers

  • Elektronische gegevensdragers zijn beveiligd met wachtwoorden (iMac, MacBook) en/of pincodes (iPad en iPhone) en/of biometrische herkenning (iPhone). De iCloud is alleen toegankelijk via een van deze apparaten. Deze apparaten zijn eigendom van Tjoys en alleen toegankelijk voor Anneke Durlinger-van der Horst en Bart Durlinger (toegang gekoppeld aan geheimhoudingsverklaring). iMac en MacBook zijn beschermd via een firewall, zodat derden geen toegang kunnen krijgen.

Beveiliging papieren gegevensdragers

  • In specifieke gevallen worden persoonsgegevens ook op papier bewaard, bijvoorbeeld een print van een ‘smoelenboek’ ten behoeve van een training. Deze print wordt bewaard op het afsluitbare kantoor en – binnen de termijn die daarvoor staat - vernietigd nadat de trainingsactiviteiten hebben plaatsgevonden.
  • Ten behoeve van de financiële administratie worden facturen met persoonsgegevens opgesteld. Primair geschiedt dit digitaal en worden deze ook digitaal verzonden en opgeslagen. Wanneer nodig worden zij geprint en per post verstuurd. Deze factuur wordt vervolgens – al dan niet na gescand te zijn – digitaal bewaard.

Website

  • De website is beveiligd conform het HTTPS-protocol. Op de website zelf worden geen persoonsgegevens verzameld en/of bewaard. Videofilmpjes zijn met instemming van betrokkenen op de website geplaatst.

Mailchimp

  • In Mailchimp is een databestand opgeslagen ten behoeve van de periodieke nieuwsbrief of andere mailingen. De opgeslagen data van personen omvatten voornaam, achternaam, emailadres, of betrokkene Nederlandstalig of Engelstalig is. De toegang tot dit bestand is beveiligd via een gebruikersnaam en login code, die alleen bij Tjoys bekend zijn.

Fysieke beveiliging kantoor Tjoys

  • Het kantoor van Tjoys is gevestigd in het woonhuis aan de Veldsestraat 19 te Balgoij. Het kantoor bevindt zich hierin in een afsluitbare ruimte. Toegang tot deze ruimte is alleen mogelijk via een afsluitbare deur. Bij afwezigheid wordt deze deur afgesloten. Met de schoonmaakster is afgesproken dat zij geen werkzaamheden in deze ruimte verricht.
Scroll naar top